گزارش تجاری چیست؟ راهنمای نوشتن گزارش تجاری در ۴ مرحله

دسته‌بندی نشده

گزارش‌های تجاری اهدافی را که باید به آن‌ها دست یابید و به مدیرتان گزارش دهید و انواع فرمت‌هایی را که می‌توانید برای اعتبار بیش‌تر و افزایش احتمال واکنش همکاران در بخش خود به کار گیرید، نشان می‌دهند. شما باید مخاطبانی را که این گزارش را برایشان ارائه می‌دهید، تعیین کنید تا واضح‌تر و قابل‌درک‌تر باشد. در این مطلب پاسخ می‌دهیم گزارش تجاری چیست و با ذکر مثال در‌مورد انواع مختلف و نحوه‌ی نوشتن آن صحبت خواهیم کرد.

گزارش تجاری چیست و شامل چه مواردی است؟

گزارش تجاری یک سند رسمی است که اطلاعات مهم شرکت را برای تصمیم‌گیری‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت نشان می‌دهد.

برخی از داده‌های نشان‌داده‌شده در یک گزارش تجاری شامل عملکرد سازمان، تجزیه‌وتحلیل رقابتی یا فرایندهایی هستند که همه‌ی کارکنان می‌توانند بررسی کنند.

برخی از مؤلفه‌های کلیدی‌ای که می‌توان در یک گزارش تجاری گنجاند، عبارت‌اند از:

۱. چکیده‌ی اجرایی

چکیده‌ی اجرایی درک کاملی از نکات موردبحث، موضوع گزارش، نوع شواهد و منابع گردآوری گزارش ارائه می‌دهد و راه‌حل‌های هدف‌مندی را، بر اساس داده‌ها به مخاطب منتقل می‌کند. بسته به میزان جزئیات موردنیاز، چکیده می‌تواند کم‌تر از ۱ صفحه یا حداکثر ۴ صفحه باشد؛ اما برای نوشتن این بخش باید منتظر بمانید تا یافته‌هایتان را جمع‌آوری کنید که بازبینی‌کنندگان ارائه‌ی شما را درک کنند.

۲. فهرست مطالب

با این‌که گزارش‌های تجاری به صورت حضوری، معمولا از طریق نمایش اسلاید‌ها ارائه می‌شوند، اما هم‌چنان باید یک نسخه‌ی فیزیکی از آن را ارائه دهید. فهرستِ مطالب موضوعی را که برای هر اسلاید پوشش می‌دهید، تعریف می‌کند تا در صورت نیاز، در حین ارائه، مدیر یا عضو هیئت‌مدیره به آن‌ رجوع کنند.

۳. مقدمه

مقدمه دلایل تهیه‌ی این گزارش و ارتباط آن با سازمان را بیان می‌کند. می‌توانید از این اطلاعات برای شروع توضیحاتتان درمورد این‌که چرا باید راه‌حل موردنظرتان را ادامه دهید‌، استفاده کنید.

۴. پاراگراف بدنه

پاراگراف بدنه شامل مشکلات تجاری فعلی پیرامون شرکت، داده‌هایی که مورد تحقیق قرار داده‌اید، فرایندی که در آن به تحقیقات خود نزدیک شده‌اید و هم‌چنین نتایج نهایی حاصل از آن است. اگر گزارش شما تحقیقات بسیاری را شامل می‌شود، می‌توانید یافته‌هایتان را لیست کنید تا به کوتاه شدن محتوای گزارش کمک کنید.

۵. نتیجه‌گیری

نتیجه‌گیری شامل استنباط‌های متعددی است که کسانی که برای اولین بار به گزارش نگاه می‌کنند، آن‌‌ها را استنتاج می‌کنند. داده‌های موجود در بخش‌های بدنه و نتیجه‌گیری می‌توانند پتانسیل روش‌های عملیاتی یک کسب‌وکار را برای بهبود فرایندهای شرکت نشان دهند و تعیین کنند که آیا به تحقیقات بیش‌تری نیاز دارید یا خیر.

۶. منابع

قسمت منابع نشان‌دهنده‌ی منابعی است که شما برای نگارش گزارش تجاری به کار برده‌اید. منابع شما می‌توانند اعتبار گزارش شما را اثبات کنند و مدیران اجرایی، بر اساس شواهد شما، می‌توانند تصمیم نهایی را برای ادامه‌ی کار بگیرند. مطمئن شوید که منابع خود را به‌درستی قالب‌بندی کرده‌اید. در صورتی که شرکت شما فرمت و الگوی خاصی دارد، آن‌ها را رعایت کنید.

۷. پیوست

پیوست بخشی اختیاری از یک گزارش تجاری است، اما می‌تواند شواهد بیش‌تری را که از روش‌ها و نتیجه‌گیری‌های تحقیقتان پشتیبانی ‌می‌کنند، در بر بگیرند. ارائه‌ی بصری داده‌ها، مانند انواع نمودار و عکس‌ها، می‌تواند نمونه‌ای از این پیوست‌ها باشد؛ به‌خصوص اگر در حال بررسی موضوعی هستید که برای تأیید یافته‌هایتان، به ارائه‌ی تصاویر نیاز دارد.

انواع گزارش تجاری کدامند؟

گزارش‌های تجاری‌ای که می‌توانید استفاده کنید، انواع زیر را شامل می‌شوند:

گزارش‌های پیشنهادی (Recommendation reports): گزارش پیشنهادی مشکلات مشاغل را به رسمیت می‌شناسد و راه‌حل‌های هدف‌مندی را برای رفع آن‌ها پیشنهاد می‌دهد. برای این‌که یک گزارش پیشنهادی باشد، باید مشکلی مشخص شود. برای حل مشکلات و گسترش فرصت‌های سود آور برای کسب‌وکارتان، می‌توانید تیمی از متخصصان را در صنعتتان جذب کنید؛
گزارش‌های تفتیشی (Investigative reports): گزارش تفتیشی به طور معمول گزارشی داخلی است که حادثه‌ای را ثبت می‌کند که بین دو یا چند کارمند رخ داده‌است. همه‌ی کارکنان و شاهدان باید داستان‌ها و حقایق خود را درمورد این حادثه به بخش منابع انسانی ارائه دهند تا بتوانند نتیجه‌ای رسمی بگیرند و تصمیم خود را به باقی شرکت‌ها اعلام کنند؛
گزارش‌های قراردادی(Compliance reports): گزارش‌های قراردادی نشان می‌دهند که شما در محدوده‌ی قوانین داخلی و مقررات دولتی کار می‌کنید تا کارتان را به صورت قانونی انجام دهید. صنعت انرژی برای دستیابی به منابع طبیعی، جهت استفاده مصرف‌کنندگان، باید از مقررات زیست‌محیطی پیروی کند؛ بنابراین، ممکن است شرکت از کارکنان خود بخواهد فرم انصراف امضا کنند که در صورت لزوم، می‌توانند به دستگاه‌های حاکم گزارش دهند؛
گزارش توجیهی (Feasibility report): منظور از گزارش توجیهی این است که اعضای سازمان را متقاعد کند که یک روش عملی را در مقابل دیگری انتخاب کنند. این نوع گزارش برای مدیران محبوب است که بر نتیجه‌ی گزارش و نتایج پس از آن تأثیر مستقیم دارد؛ بنابراین، شما باید درمورد چگونگی متقاعد کردن آن‌ها ایده‌هایی داشته‌باشید؛ از این رو، سعی کنید از مدیران و سایر افرادی که با استراتژی شما برای نوشتن گزارش کارآمد موافق‌اند، بازخورد بگیرید؛
گزارش مطالعات پژوهشی (Research study report): گزارش مطالعه‌ی پژوهشی اطلاعات کاملی را درمورد جزئیات تحقیق در زمینه‌ی موضوعی خاص به مدیر شما ارائه می‌دهد. می‌توان داده‌های جمع‌آوری‌شده را در یک بخش از گزارش تجاری جمع‌بندی کرد، اما باید تمام روش‌ها و پیشرفت‌هایی را که در رسیدن به اهداف خود عملی کرده‌اید، توضیح دهید. این نوع گزارش می‌تواند برای مهندسان یا دانش‌مندانی مفید باشد که از روش‌هایی برای تولید محصولات جدید برای یک شرکت استفاده می‌کنند؛
گزارش دوره‌ای (Periodic report): گزارش دوره‌ای زمان‌بندی مناسبی را برای وقوع رویدادها، به صورت سه‌ماهه یا سالانه، ارائه می‌دهد تا مواردی را که بر عملکرد شرکت در آن دوره تأثیر گذاشته‌اند، مشخص کند. ممکن است بخش حسابداری شرکت به این گزارش‌ها دسترسی داشته‌باشد تا درباره‌ی وضعیت مالی شرکت بنویسد و آن را به ذی‌نفعانی مانند سرمایه‌گذاران، دولت و مدیران اجرایی گزارش دهد.

چگونه یک گزارش تجاری بنویسیم؟

مراحل نوشتن گزارش‌های تجاری خود به شرح زیر است:

۱. نوع گزارشی را که می‌خواهید بنویسید، مشخص کنید

شما باید نوع راه‌حلی را که با گزارشتان به دنبال ارائه‌ی آن هستید، کشف کنید. گزارش‌های دوره‌ای یا پیشنهادی برای راه‌حل‌هایی که شرکت شما باید انجام دهد، توصیه می‌شود. این نوع گزارش‌ها به شما امکان می‌دهند که تحقیقات و تکنیک‌های جمع‌آوری شواهد خود را در نظر بگیرید.

گزارش تفتیشی یا قراردادی نمای کلی‌ای را از رفتار افراد و این‌که آیا با فرایندهای شرکت شما برای اجرای کار همکاری کرده‌اند یا خیر، ارائه می‌دهد. در صورت نیاز به راهنمایی درمورد هر نوع گزارش و هدف، گزارشتان را با دقت انتخاب کنید و از مدیرتان راهنمایی بخواهید.

۲. کلیه‌ی اطلاعات و پیشینه‌ی تحقیقات را فهرست کنید

تحقیقات شما بخش مهمی از مسئله‌ای است که سعی می‌کنید راه‌حل موردنظرتان را برای آن ارائه دهید؛ بنابراین، قبل از جست‌وجوی منابع خارجی، ابتدا درمورد اطلاعات داخلی پژوهش کنید.

به عنوان مثال، افزایش تعداد فالوورهای رسانه‌های اجتماعی و لایک پُست‌ها می‌تواند نشان دهد که شرکت شما باید بودجه‌ی بازاریابی خود را افزایش دهد تا مشتریان بیش‌تری را جذب کند.

ارائه‌ی تحقیقات دانشگاهی درمورد اثربخشی کمپین‌های بازاریابی رسانه‌های اجتماعی و تجزیه و تحلیل رقبا در وضعیت شرکت می‌تواند در تغییر نظر اعضای هیئت‌مدیره درمورد بودجه‌ای که به بازاریابی اختصاص می‌دهند، مؤثر باشد.

۳.برای نوشتن گزارش تجاری باید روش‌های تحقیق را تا لحظه‌ی حال شرح دهید

مهم است که چگونه با روش‌های پژوهشی خود روبه‌رو می‌شوید و با چه کسانی تماس گرفته‌اید تا اطلاعات مهمی را که پایه و اساس یافته‌هایتان هستند، به دست آورید. به بخش‌های داخلی‌ای که برای به دست آوردن اطلاعات داخلی سازمان، با آن‌ها ارتباط برقرار کرده‌اید، توجه کنید و مطمئن شوید که موثق‌اند. هرچه منابع شما به‌روزتر باشند، اعتبار تحقیقاتتان بیش‌تر است.

۴. راهکارهای خود را برای بهبود شرکت ارائه دهید

از روش اهداف SMART (تعیین هدف‌های ویژه، قابل‌اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و مبتنی بر زمان) برای رسیدن به اهداف مناسب برای شرکتتان استفاده کنید. با این اهداف، می‌توانید نقاط عطفی را برای سازمانتان تعیین کنید تا به صنعتی پیش‌رو تبدیل شوید. برای مثال، یک هدف SMART برای رسانه‌های اجتماعی می‌تواند شامل افزایش دسترسی حساب‌های رسانه‌ای شرکت به ۱۰۰۰ دنبال‌کننده در ۳ ماه آینده باشد.

باید مسیر رسیدن به این هدف را نیز مشخص کنید؛ بنابراین، تاکتیک‌هایی را طراحی کنید که تیمتان می‌تواند از آن‌ها استفاده کند. افزایش بودجه‌‌ی بازاریابی، استخدام کارآموزان و اولویت‌ قرار دادن مشارکت با دنبال‌کنندگان فعلی در همه‌ی پلتفرم‌ها، می‌توانند ۳ نمونه از راه‌های افزایش تعداد دنبال‌کنندگان در حساب‌های رسانه‌های اجتماعی سازمان باشند.

نمونه‌ای از گزارش تجاری

این نمونه از یک گزارش تجاری را تجزیه‌و‌تحلیل کنید تا قالب‌بندی و ساختاری را که می‌توانید از آن پیروی کنید را همراه با راهی برای ترغیب شرکت نسبت به راه‌حلتان، مشاهده کنید:

بررسی سالانه‌ی معیارهای رسانه‌های اجتماعی در سال ۱۳۹۷ برای داده‌های بازاریابی

مقدمه

هنگامی که شرکت الف ۱۰ مشتری را در سال ۱۳۹۸ افزایش داد، مشخص شد که حضور در رسانه‌های اجتماعی برای حفظ تصویر سازمان مهم است. با وجود ایجاد حساب برای ۳ بستر اصلی، ما فقط از کارآموزان استفاده کرده‌ایم تا، ۱ بار در هفته، در هر پلتفرمی پُست بگذارند.

این گزارش تجاری میزان حضور رسانه‌های اجتماعی ما را در ۱ سال گذشته خلاصه می‌کند و نتایج آن برای یادگیری و گسترش بازاریابی در سال ۱۳۹۹ است.

پاراگراف بدنه (نتایج حاصل از تحقیقات)

در طول سال ۱۳۹۸، تعداد دنبال‌کنندگان ما، نسبت به سال ۱۳۹۷، تا ۵٪ و ثبت‌نام مشتریان ۵۰٪ افزایش یافته‌است؛
هنگامی که در فصل تعطیلات به مشتریان بسته‌ای پیشنهاد می‌دادیم، ۳ مشتری ثبت‌نام کردند و در آن مدت، تعداد دنبال‌کنندگان ما ۲۰ نفر افزایش یافت؛
بر اساس نظرسنجی‌های دانشگاهی، دانشجویان ترجیح می‌دهند در رسانه‌های اجتماعی مشغول فعالیت باشند و در ابتدا برندها را پیش از افراد ببینند؛
نظرسنجی مشتریان با پاسخ‌های آن‌ها مطابقت داشت، زیرا از استراتژی بازاریابی متمرکز بر منافع انسانی برخوردار بود؛
پُست‌های موجود در کانال‌های اصلی رسانه‌های اجتماعی به افزایش ۱۰درصدی در صفحه‌ی لندینگ وب‌سایت شرکت منجر می‌شود.

نتیجه‌گیری

ما دریافتیم که داده‌هایی که از شرکت‌ها گردآوری کرده‌ایم، حاکی از افزایش علاقه به خدمات شرکت‌ها هستند، اما مشتریان می‌خواهند حضور فعال خدمات ما را در شبکه‌های اجتماعی مشاهده کنند تا اعتمادشان به شرکت بیش‌تر شود. آن‌ها معتقدند که پیشرفت در فرایندها و مشارکت رسانه‌های اجتماعی می‌تواند سود بیش‌تری را رقم بزند.

راه‌حل‌ها